왜 팔로우 업 이메일은 그렇게 겸손하게 느껴지나요?

오후 3시 12분이며 목요일 오후입니다. 키보드 위에서 손가락이 가렵습니다. 두 주 전에 동료가 목요일 오후 – 지금 정확히 – 자금 지원 신청에 관해 당신에게 연락할 것이라고 약속했습니다. 그는 데드라인까지 충분한 시간이 있었습니다. 두 주나! 심지어 지난 주에도 사무실에서 그에 대해 이야기했습니다! 확인차로 그에게 마지막 이메일을 다시 확인하지만 – 물론 – 새로운 내용은 없습니다. 수신함을 업데이트합니다. 아무것도 없습니다. 새로운 이메일이 없습니다. 주방에서 커피를 가져와서 다시 이메일을 확인합니다. 그리고 또: 아무것도 없습니다.

그래서 지금은 마감이 임박한 상황에서 고민하고 있습니다. 동료에게 추적 이메일을 보내야 할지 고민하고 있습니다.

머리 속에서 여러 가지 옵션을 생각해봅니다:

“다시 연락드립니다 …” – “확인해보고 싶었습니다 …” – “수신함 상단에 다시 올라가게 하려고 …” – “내 이메일을 받지 못한 거라면 …” – “친절한 알림 …” – “간단히 물어봅니다 …” – “다시 말씀드리려고 …”

모든 옵션들이 당신을 굳게 만듭니다. 당신은 부모님에게 뭔가를 간청하는 아이처럼 느껴지거나, 계속해서 당신과의 관계가 발전되지 않는 틴더 매치처럼 느껴집니다. 하지만 이것은 가족이나 데이트 시나리오가 아니라 직장 상황입니다. 왜 중요한 피드백을 요청하기 위해 이렇게 수줍게 해야 할까요?

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따라서 추적 이메일은 겸손함을 느끼게 합니다. 다시 연락하려는 사람에게 간청하는, 그리고 약간 어색한 느낌을 주지 않는 표현을 찾는 것은 어렵습니다. 각각의 후속 이메일은 조금씩 다릅니다. 동료에게 보내는 이메일은 고객에게 보내는 것과 다르며, 취업 지원 후 친절한 문의를 할 때에도 다른 말투를 사용할 것입니다. 각 상황에 맞는 적절한 말을 찾는 것만으로도 별개의 일처럼 느껴질 수 있습니다.

특히 요즘에는 추적 이메일을 피할 수 없습니다. 사무직 종업원들은 이미 다른 업무에 바쁜 상황에서 헤매고 있습니다. 코로나 이후 지속적인 해고로 인해 전 세계적으로 팀 구조가 뒤섞였으며, 대유행 자체가 많은 사람들이 직업적으로 전향하도록 유도하여 팀의 빈자리를 더 많이 만들었습니다. 생활비 상승으로 실직자의 실질 임금은 하락하였으나, 종업원들에 대한 압박은 증가하였습니다. 이러한 경제 위기로 인해 빈직위는 더 이상 재채워지지 않는 경우가 많습니다. 이러한 상황에서는 모든 이메일에 답장이 오지 않는 것이 놀라운 일이 아니라고 할 수 있습니다.

이러한 이메일들만으로도 추가적인 스트레스가 생깁니다. 몇 년 동안 종업원들이 평균적으로 받는 이메일의 수가 계속해서 증가하고 있습니다. 동료, 상사, 낯선 사람들로부터의 이메일로 이루어진 이 지속적인 메시지의 흐름은 많은 업계에서 퇴근 후에도 사그라들지 않습니다. Superhuman 이메일 플랫폼을 위한 Wakefield Research의 미국 연구에 따르면, 조사 대상인 사무직 종업원의 38%가 “이메일 피로” 때문에 퇴사하고 싶다고 응답했습니다. 이는 옳은 응답입니다. 2016년 캘리포니아 대학의 연구에 따르면, “시간당 이메일 사용량이 증가할수록 시간당 스트레스도 증가한다”고 합니다. 같은 연구에서 스트레스 받는 종업원들은 이메일을 빠르게 응답하지만 덜 신경쓴다는 결론을 내렸습니다. The New Yorker가 이미 언급한 것처럼 이메일은 “우리의 삶을 망치는” 것입니다.

당신에게 연락을 받지 않는 사람들을 매우 비난하는 것은 조금 우스꽝스러울 수 있습니다. 동료에게 다시 이메일을 보내야 한다는 것이 당신을 괴롭힐 수 있지만, 아마도 이 동료가 다음 주에 당신에게 이메일을 보내야 할지도 모릅니다. 지금까지 모든 이메일에 즉시 답장해 온 사람들은 어디로 갔을까요?

무엇을 무시하는 사람이든, 그 사람이 갑자기 더 급한 일이 생겼거나 개인적으로 바쁜 일이 있었거나, 아니면 그냥 당신의 이메일을 잊어버렸을 수도 있습니다. 사람은 로봇이 아니라는 사실을 기억해야 합니다. 그리고 얼마나 귀찮을지 모르겠지만, 많은 사람들(나 포함)은 다른 모든 것보다 이메일 예절을 중요시하기에는 정신적인 여유가 부족할 수밖에 없습니다.

그리고 여기서 우리는 불쾌한 궁지에 처하게 됩니다: 따라가는 이메일은 짜증나는 일일 수 있지만, 우리의 작업 방식은 이 없이는 제대로 작동하지 않을 수도 있습니다. 우리는 우리의 직업 생활에 어느 정도 부끄러움을 느끼게 할 수 있는 측면이 있다고 인정해야 할 수도 있습니다(네, LinkedIn을 말하는 거죠!), 그리고 이것이 바로 그 중 하나입니다.

하지만 적어도 몇몇 네트워킹 및 커뮤니케이션 전문가들에 따르면, 당신의 따라가는 이메일을 더 성공적으로 작성할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.

성공적인 따라가는 이메일 작성하기

화나서 키보드를 두드리기 전에 먼저 생각해보아야 할 것은: 내 첫 이메일이 정말로 후속 이메일이 필요한가? 피드백은 좋은 것입니다 – 하지만 특정한 다음 단계를 위해 정말로 필요하지 않다면 그런 노력은 가치가 없습니다.

직업 플랫폼 I Like Networking의 창립자인 이자벨 자크스는 명확한 답장이 필요한 모든 이메일이 후속 이메일을 받을 만한 가치가 있다고 설명하지만, 여전히 인내심을 갖고 관용적으로 대해야 한다고 말합니다. “이미 이메일을 보냈다면, 다음 이메일을 보내기까지 14일을 기다려보세요. 사람들은 때때로 휴가 중이거나 개인적으로 바쁠 수 있으니까요,”라고 그녀는 말합니다. “하지만 이메일 대화가 아직 끝나지 않았고 명확한 ‘예’ 또는 ‘아니오’가 필요한 경우에는 다시 연락하는 것이 좋습니다. 그러나 항상 예의 바르게 대해야 합니다. 왜냐하면 우리는 그 날의 상황, 그 사람이 현재 개인적으로 경험하는 것, 그리고 서로간의 문화적 차이를 알 수 없기 때문입니다.”

하지만 필요한 경우, 어떻게 그 두려워하는 이메일을 작성해야 할까요? People Managing People의 HR 전문가인 데이비드 라이스는 그 질문에 대해 명확하게 해야 한다고 추천합니다. “예의 바르지만 간결하게 표현하세요. 제목에서 무엇에 대한 이메일인지 분명하게 알려주고, 바로 본론으로 들어가세요,”라고 그는 말합니다. “그런 이메일의 목적은 회의 내용을 요약하거나 메모와 생각을 공유하는 것이 아닙니다.” 그는 또한 소개글이 필요하지 않을 수도 있다고 덧붙입니다. “이메일을 따라가는 메시지로 명확하게 식별할 필요는 없습니다. 이 사람은 이미 마지막 이메일 이후로 3주가 지났다면서 어떤 주제에 직접 들어가는지 알고 있을 것입니다. 당신의 목표는 이미 어떤 형태로든 시작된 대화를 진전시키는 것입니다. 따라서 빙빙 돌리지 말고 곧바로 시작하세요.”

마지막으로, 이는 직업적인 상황이며, 솔직하고 투명하다는 것은 강요적인 것과는 다릅니다. 이로 인해 누군가를 화나게 할 수도 없습니다. 그러나 당신의 이메일을 받는 사람이 그것에 대해 어떻게 생각할지 걱정한다면, 이사벨은 사전에 다음과 같이 물어보는 것을 권장합니다: 나는 이 사람에게도 이것을 직접 말할 수 있을까? 이메일을 직접 받는 것이 괜찮을까? 두 가지에 대해 “예”라고 대답할 수 있다면, “보내기”를 클릭해도 괜찮습니다.

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